Hysbysiad Preifatrwydd i Ymgeiswyr

Rheolydd Data: Prif Swyddog Cynorthwyol – Adnoddau, Heddlu Gwent, Pencadlys yr Heddlu, Croesyceiliog, Cwmbrân NP44 2XJ

Swyddog Diogelu Data: Swyddog Diogelu Data, Heddlu Gwent, Pencadlys yr Heddlu, Croesyceiliog, Cwmbrân NP44 2XJ

Fel rhan o unrhyw broses recriwtio, mae’r sefydliad yn casglu a phrosesu data personol sy’n ymwneud ag ymgeiswyr am swyddi. Mae’r sefydliad yn ymroddedig i fod yn dryloyw ynghylch sut mae’n casglu a defnyddio’r data hynny ac i fodloni ei rwymedigaethau diogelu data.

Pa wybodaeth mae’r sefydliad yn ei chasglu?

Mae’r sefydliad yn casglu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch chi, gan gynnwys:

  • eich enw, cyfeiriad a manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriad e-bost a rhif ffôn;
  • manylion eich cymwysterau, sgiliau, profiad a hanes cyflogaeth;
  • a oes gennych chi anabledd y mae angen i’r sefydliad wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer yn ystod y broses recriwtio; 
  • gwybodaeth am eich hawl i weithio yn y DU;  
  • gwybodaeth monitro cyfle cyfartal, gan gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol, iechyd a chrefydd neu gred; a
  • data biometrig fel olion bysedd a phrofi am gyffuriau.

Mae’r sefydliad yn casglu’r wybodaeth hon mewn amryw o ffyrdd. Er enghraifft, mae’n bosibl casglu data o ffurflenni cais, eich pasbort neu ddogfennau hunaniaeth eraill, neu drwy gyfweliadau neu ffyrdd eraill o asesu eraill, gan gynnwys profion ar-lein.   

Bydd y sefydliad hefyd yn casglu data personol amdanoch chi gan drydydd partïon, megis geirdaon gan gyflogwyr blaenorol, gwybodaeth gan bobl sy’n darparu gwiriadau cefndir at ddibenion cyflogaeth, gwybodaeth o brofion cyffuriau a gwybodaeth o wiriadau fetio a chofnodion troseddol. [Dim ond ar ôl cynnig swydd i chi, neu ar ôl i chi lwyddo yn y broses canolfan asesu y bydd y sefydliad yn gofyn am wybodaeth gan drydydd parti, a bydd yn eich hysbysu ei fod yn gwneud hynny.]

Mae data’n cael eu cadw mewn amryw o wahanol lefydd, gan gynnwys ar gofnod eich cais, mewn systemau rheoli adnoddau dynol ac ar systemau TG eraill (gan gynnwys e-bost).

Pam fod y sefydliad yn prosesu data personol?

Mae angen i’r sefydliad brosesu data i gymryd camau yn unol â’ch cais cyn ymrwymo i gontract gyda chi. Mae angen iddo hefyd brosesu eich data er mwyn ymrwymo i gontract gyda chi.

Mewn rhai achosion, mae angen i’r sefydliad brosesu data i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’i rwymedigaethau cyfreithiol. Er enghraifft, mae’n ofynnol ei fod yn gwirio a yw ymgeisydd llwyddiannus yn gymwys i weithio yn y DU cyn dechrau’r swydd.

Mae gan y sefydliad fudd cyfreithiol wrth brosesu data personol yn ystod y broses recriwtio a chadw cofnodion o’r broses. Mae prosesu data gan ymgeiswyr swyddi’n galluogi’r sefydliad i reoli’r broses recriwtio, asesu a chadarnhau pa mor addas yw ymgeisydd ar gyfer cyflogaeth a phenderfynu pwy y dylid cynnig swydd iddo. Efallai y bydd angen i’r sefydliad brosesu data gan ymgeiswyr am swyddi hefyd er mwyn ymateb i hawliadau cyfreithiol ac amddiffyn yn eu herbyn.  

Lle mae’r sefydliad yn dibynnu ar fuddiannau cyfreithlon fel rheswm dros brosesu data, mae wedi ystyried a yw hawliau a rhyddid cyflogeion neu weithwyr yn bwysicach na’r buddiannau hynny ac mae wedi casglu nad ydynt.

Mae’r sefydliad yn prosesu gwybodaeth am iechyd os oes angen iddo wneud addasiadau rhesymol i’r broses recriwtio ar gyfer ymgeiswyr sydd ag anabledd. Mae hyn er mwyn cyflawni ei rwymedigaethau ac arfer hawliau penodol mewn perthynas â chyflogaeth. Mae hefyd yn prosesu gwybodaeth i wirio bod ymgeisydd yn addas i ymgymryd â swyddogaethau hanfodol y swydd yr ymgeisiwyd amdani. 

Lle mae’r sefydliad yn prosesu categorïau penodol eraill o ddata, megis gwybodaeth am darddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol, iechyd neu grefydd neu gred, mae hyn at ddibenion monitro cyfle cyfartal.

Fel rhan o’r broses ymgeisio bydd gofyn i chi fynd trwy broses fetio sy’n gymesur â’r swydd rydych yn ymgeisio amdani.

Byddwn yn eich fetio yn unol ag Arfer Proffesiynol Cymeradwy ar gyfer Fetio'r Coleg Plismona ac yn dibynnu ar lefel y cliriad gofynnol ar gyfer eich swydd gallwn ofyn i chi ddarparu; eich manylion personol yn ogystal â manylion eich partner, unrhyw blant dros 10 oed, eich rhieni, brodyr a chwiorydd a chyd-breswylwyr.

Yn dibynnu ar eich swydd gallwn gynnal gwiriadau am unrhyw euogfarnau troseddol blaenorol neu gudd-wybodaeth leol, chwiliad o Gronfa Ddata Genedlaethol yr Heddlu, gwiriadau ffynhonnell agored a gwiriadau gan asiantaethau gwirio credyd. Ar gyfer ymgeiswyr sydd wedi cael eu cyflogi gan yr Heddlu neu wedi bod yn y Lluoedd Arfog yn flaenorol, gallwn ofyn am gopïau o’ch cofnod cwynion a disgyblu. 

Dim ond at ddibenion yr ymarfer recriwtio ar gyfer y swydd rydych wedi ymgeisio amdani y bydd y sefydliad yn defnyddio eich data.

Pwy sydd â mynediad at ddata?

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu’n fewnol ar gyfer yr ymarfer recriwtio. Mae hyn yn cynnwys aelodau o’r tîm adnoddau dynol a’r tîm recriwtio, staff a rheolwyr sy’n ymwneud â’r broses recriwtio, yr adran safonau proffesiynol a, lle y bo’n briodol, staff iechyd galwedigaethol, staff hyfforddi diogelwch gweithredol a staff o’r Gwasanaeth Adnoddau ar y Cyd sy’n darparu mynediad at systemau TG i ymgeiswyr llwyddiannus.

Ni fydd y sefydliad yn rhannu eich data gyda thrydydd partïon oni bai bod eich cais am gyflogaeth yn llwyddiannus a’i fod yn cynnig swydd i chi. Wedyn bydd y sefydliad yn rhannu eich data gyda chyn-gyflogwyr i gael geirdaon ar eich cyfer.    

Os yw eich swydd yn gofyn am fetio ehangach gan y llywodraeth gallwn roi eich cyfeiriad e-bost a gwybodaeth bersonol arall megis eich enw, dyddiad geni a rhif pasbort i United Kingdom Security Vetting a fydd yn cysylltu â chi i gwblhau’r cais fetio priodol. UKSV fydd y rheolydd data ar gyfer unrhyw wybodaeth ychwanegol rydych yn ei darparu ar ei gyfer.

Ni fydd y sefydliad yn trosglwyddo data eich cais y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Mae Heddlu Gwent yn ymgymryd â’r broses recriwtio ar ran Swyddfa Comisiynydd Heddlu a Throseddu Gwent (Swyddfa’r Comisiynydd). Fel y cyfryw, bydd eich data personol yn cael eu rhannu rhwng y ddau sefydliad. Bydd eich data personol yn cael eu prosesu ar ran Swyddfa’r Comisiynydd yn yr un modd a data gweithwyr Heddlu Gwent; felly bydd y wybodaeth yn yr hysbysiad polisi hwn yn berthnasol. Am wybodaeth bellach am Swyddfa’r Comisiynydd a’i Swyddog Diogelu Data, ewch i’w gwefan.

Sut mae’r sefydliad yn diogelu data?

Mae’r sefydliad yn cymryd diogelwch eich data o ddifrif. Mae ganddo bolisïau a rheolaethau mewnol ar waith i sicrhau nad yw eich data’n cael eu colli, eu dinistrio’n ddamweiniol, eu camddefnyddio na’u datgelu, ac na all unrhyw un heblaw ei weithwyr gael mynediad atynt er mwyn cyflawni eu dyletswyddau’n iawn.

Am ba hyd mae’r sefydliad yn cadw data?

Os yw eich cais am gyflogaeth yn aflwyddiannus, bydd y sefydliad yn cadw eich data ar ffeil am un flwyddyn ar ôl diwedd y broses recriwtio berthnasol. Ar ddiwedd y cyfnod hwnnw [neu unwaith i chi dynnu eich caniatâd yn ôl], caiff eich data eu dileu neu eu dinistrio.

Bydd cofnodion fetio’n cael eu cadw yn unol â chanllawiau Cyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu ar y safonau gofynnol ar gyfer cadw a gwaredu cofnodion heddlu. Mae’r rhain fel a ganlyn:

Ymgeiswyr llwyddiannus - hyd at chwe blynedd ar ôl gadael neu un flwyddyn ar ôl marwolaeth.

Gwrthodiadau fetio - chwe blynedd

Os yw eich cais am gyflogaeth yn llwyddiannus, caiff data personol a gasglwyd yn ystod y broses recriwtio eu trosglwyddo i’ch ffeil personél a’u cadw yn ystod eich cyflogaeth. Bydd y cyfnodau ar gyfer cadw eich data yn cael eu hysbysu i chi mewn hysbysiad preifatrwydd i weithwyr.

Eich hawliau

Fel gwrthrych data, mae gennych nifer o hawliau. Gallwch:

  • gael mynediad at eich data a chael copi ohonynt ar gais;
  • gofyn i’r sefydliad newid data anghywir neu anghyflawn;
  • gofyn i’r sefydliad ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft lle nad yw’r data’n angenrheidiol mwyach at ddibenion prosesu;
  • gwrthwynebu prosesu eich data lle mae’r sefydliad yn dibynnu ar ei fuddiannau cyfreithiol fel y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu; a
  • gofyn i’r sefydliad beidio â phrosesu data am gyfnod os yw data’n anghywir neu os oes anghydfod ynghylch a yw eich buddiannau’n bwysicach na sail gyfreithiol y sefydliad dros brosesu data.

Os hoffech arfer unrhyw rai o’r hawliau hyn, cysylltwch â’r Tîm Recriwtio Canolog ar [email protected]. Gallwch wneud cais gwrthrych am wybodaeth trwy gwblhau’r ffurflen sydd ar gael ar Diogelwch Data.

Os ydych yn credu nad yw’r sefydliad wedi cydymffurfio â’ch hawliau diogelu data, gallwch gwyno i’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Beth os nad ydych yn darparu data personol?

Nid ydych o dan unrhyw rwymedigaeth statudol na chytundebol i ddarparu data i’r sefydliad yn ystod y broses recriwtio. Fodd bynnag, os nad ydych yn darparu’r wybodaeth, mae’n bosibl na fydd y sefydliad yn gallu prosesu eich cais yn gywir neu o gwbl.

Nid ydych o dan unrhyw rwymedigaeth i ddarparu gwybodaeth at ddibenion monitro cyfle cyfartal ac ni fydd dewis peidio â darparu gwybodaeth o’r fath yn effeithio ar eich cais.

Gwneud penderfyniadau awtomataidd

Mae rhai o brosesau recriwtio’r sefydliad yn seiliedig yn rhannol ar wneud penderfyniadau awtomataidd, fel y meini prawf cymhwyster dechreuol ar gyfer cwnstabliaid heddlu.