Hysbysiad Preifatrwydd yr adran Cyfathrebu Corfforaethol

Fel rhan o’n hymrwymiad i fod yn wasanaeth cyhoeddus hygyrch, mae’r sefydliad yn casglu a phrosesu data personol yn ymwneud â phobl sy’n cysylltu â ni. Mae’r sefydliad yn ymroddedig i fod yn dryloyw ynghylch sut mae’n casglu a defnyddio’r data hynny ac i fodloni ei rwymedigaethau diogelu data. 

Pa wybodaeth mae’r adran Cyfathrebu Corfforaethol yn ei chasglu?

Mae’r sefydliad yn casglu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch chi pan fyddwch yn cysylltu â ni, gan gynnwys:

  • eich enw, cyfeiriad a manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriad e-bost a rhif ffôn; a
  • manylion eich cyflogwr (os yn berthnasol) a’ch safle yn y cwmni hwnnw.

Bydd data’n cael eu cadw mewn amryw o wahanol lefydd, gan gynnwys yn eich cofnod cyswllt ar system ddiogel ac ar gofnodion e-bost neu gopi caled hefyd. 

Pam mae’r sefydliad yn prosesu data personol?

Mae angen i’r sefydliad brosesu data i gymryd camau, yn unol â’ch cais, i ddarparu gwybodaeth rydych yn gofyn amdani oddi wrthym ni.

Mae prosesu data gan y gwrthrych data yn caniatáu i’r sefydliad reoli’r broses o gysylltu â’r cyfryngau a chadarnhau hunaniaeth pobl sy’n cysylltu â ni.  

Dim ond at ddibenion cofnodi cyswllt cyfreithiol â’r cyfryngau y bydd y sefydliad yn defnyddio eich data.

Pwy sydd â mynediad at ddata?

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu’n fewnol, am amrywiaeth o resymau, gan gynnwys:

  • at ddibenion archwilio;
  • er mwyn deall y galw ar yr adran Cyfathrebu Corfforaethol;
  • at ddibenion gofyn i swyddogion am ddatganiadau i’r cyfryngau; ac
  • er mwyn cyfeirio eich ymholiad at yr adran neu’r unigolyn perthnasol.

Ni fydd y sefydliad yn rhannu eich data gyda thrydydd partïon, oni bai bod rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i wneud hynny neu os ydych chi wedi rhoi caniatâd i ni wneud hynny.

Ni fydd y sefydliad yn trosglwyddo eich data y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Sut mae’r sefydliad yn diogelu data?

Mae’r sefydliad yn cymryd diogelwch eich data o ddifrif. Mae ganddo bolisïau a rheolaethau mewnol ar waith i sicrhau nad yw eich data’n cael eu colli, eu dinistrio’n ddamweiniol, eu camddefnyddio na’u datgelu, ac na all unrhyw weithiwr gael mynediad atynt heblaw ar gyfer cyflawni ei ddyletswyddau’n iawn.

Eich hawliau

Fel gwrthrych data, mae gennych nifer o hawliau. Gallwch:

  • gael mynediad at eich data a chael copi ohonynt ar gais;
  • gofyn i’r sefydliad newid data anghywir neu anghyflawn;
  • gofyn i’r sefydliad ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft lle nad yw’r data’n angenrheidiol mwyach at ddibenion prosesu;
  • gwrthwynebu prosesu eich data lle mae’r sefydliad yn dibynnu ar ei fuddiannau cyfreithiol fel y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu; a
  • gofyn i’r sefydliad beidio â phrosesu data am gyfnod os yw data’n anghywir neu os oes anghydfod ynghylch a yw eich buddiannau’n bwysicach na sail gyfreithiol y sefydliad dros brosesu data.

Os hoffech chi arfer unrhyw rai o’r hawliau hyn, cysylltwch â’r adran Diogelu Data ar [email protected].

Gallwch wneud cais gwrthrych am wybodaeth trwy gwblhau ffurflen y sefydliad ar gyfer gwneud cais gwrthrych am wybodaeth.

Os ydych yn credu nad yw’r sefydliad wedi cydymffurfio â’ch hawliau diogelu data, gallwch gwyno i’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Beth os nad ydych yn darparu data personol?

Nid ydych o dan unrhyw rwymedigaeth statudol na chytundebol i ddarparu data i’r sefydliad pan fyddwch yn cysylltu â ni at ddibenion cael datganiad. Fodd bynnag, os nad ydych yn darparu’r wybodaeth, mae’n bosibl na fydd y sefydliad yn gallu prosesu eich cais yn iawn neu o gwbl. 

Rheolydd Data:  Prif Gwnstabl Heddlu Gwent, Pencadlys Heddlu Gwent, Croesyceiliog, Cwmbrân, NP44 2XJ  

Swyddog Diogelu Data (agored i newid): Natasha Gilbert